Hvis man har brug for et regnskabsprogram, er det værd at overveje et cloudbaseret system.
Hvad er det for noget?
Et cloudbaseret regnskabsprogram fungerer på den måde, at selve programmet ligger i skyen og ikke på computeren. Når man så skal bruge det, åbner man en browser og logger på derfra. Det vil sige, man kan åbne programmet fra en hvilken som helst computer eller telefon.
Alt gemmes i skyen
Med et cloudbaseret regnskabsprogram gemmes alt i skyen og dermed elimineres behovet for sikkerhedskopiering. I skyen kan man også gemme sine indscannede bilag, og da man ikke har pligt til at opbevare originalerne, sparer man masser af papir, ringbind, reolplads og ikke mindst ture til og fra printeren.
Installation, opgradering og drift
Når regnskabsprogrammet ligger i skyen, skal programmet ikke installeres på hver ny computer. Hver ansat skal bare have tildelt et login, og så fungerer det, uanset hvilken computer eller telefon, han eller hun benytter sig af. Opgraderinger af programmet behøver man heller ikke bruge tid på, for det sker automatisk. Dette medfører en mere stabil drift samtidig med, at alle medarbejdere altid har den nyeste version med de fordele, som det giver.
Anderledes omkostningsstruktur
For virksomhedsindehaveren giver det cloudbaserede regnskabsprogram en anden omkostningsstruktur end den on-premisebaserede. Førhen var der nogle relativt høje etableringsomkostninger ved købet af regnskabssoftware og nogle mindre årlige licensudgifter. Med de cloudbaserede løsninger er der ingen anskaffelsesomkostninger, men derimod højere månedlige omkostninger, som afhænger af antallet af brugere. Her er der mulighed for løbende at justere op og ned afhængigt af, hvor mange ansatte, der skal lejes licens til.
Øvrige omkostninger
Den traditionelle on-premisebaserede softwareløsning byder ofte på nogle tilstødende omkostninger ved driften. Hvis man har computere, som kræver en it-ansvarlig til at stå for driften, sørge for de bliver holdt opdateret, installere regnskabsprogrammer, sørge for sikkerhed og så videre, så har man også inddirekte nogle flere udgifter. Hvis ikke man har en aflønnet IT-medarbejder til netop disse opgaver, koster dette penge i form af tid. Det tager tid for den enkelte medarbejder at installere programmer og holde dem opdateret, og dette tager tilmed tid fra de egentlige arbejdsopgaver, som netop den medarbejder har.
Adgang til revisor
Når det er tid til revision, har revisoren mulighed for selv at tilgå oplysningerne i et cloudbaseret regnskabsprogram. Han eller hun skal naturligvis bruge et login, men det gør unægteligt arbejdet lettere for revisoren at kunne logge på systemet selv.
Hvad skal man være opmærksom på?
Der kan være nogle virksomheder, som skal overveje et skifte en ekstra gang. Det kan være en virksomhed, som ville foretrække et regnskabssystem, som er skræddersyet til udelukkende dem eller måske bare noget mere branchespecifikt. Her vil en cloudbaseret løsning nok ikke række, da den tager udgangspunkt i en standardløsning, hvor man som virksomhed må tilpasse sig til formatet og ikke omvendt.
Det skal dog her siges, at jo mere specifikt regnskabsprogrammet bliver, jo mere begrænset er man i de situationer, hvor man har brug for assistance. For det første er der færre fagfolk, som har kendskab til lige det regnskabsprogram, så der er knap så mange mulige IT-konsulenter at rådføre sig med. Og de få, der er, ved godt, at de er få om buddet, så timeprisen er også sat derefter. Hvis man kører standard, lige som flertallet gør, er det nemmere at finde professionel hjælp. Ligeledes er det lettere selv at google sig frem til en mulig løsning på problemet, da der er høj sandsynlighed for, at man finder andre brugere, som har haft samme problem med samme regnskabsprogram. Så med lidt mere tid til at tilpasse sig til standardformatet kunne en cloudbaseret løsning måske alligevel godt fungere.